Dicas para Adquirir Licenças do SAP Business One com Inteligência

Se você está planejando implementar o SAP Business One em sua empresa, é importante seguir uma estratégia inteligente na aquisição de licenças. Comprar todas as licenças de uma vez pode não ser a melhor escolha, e há boas razões para considerar uma abordagem mais gradual. Neste artigo, explicaremos por que é vantajoso adquirir licenças do SAP Business One em etapas e como isso pode ajudar a economizar custos e a ajustar o sistema às necessidades reais da sua empresa.

Tipos de Licenças do SAP Business One

O SAP Business One oferece duas principais opções de licenciamento:

1. Licença Profissional: Dá acesso completo a todos os módulos e funcionalidades do sistema, sendo indicada para usuários que precisam de acesso amplo, como gerentes e analistas financeiros.
2. Licença Limitada: Fornece acesso restrito a módulos específicos, como finanças, vendas ou compras, e é recomendada para usuários que precisam acessar apenas uma parte do sistema.

Durante a implementação, você entenderá melhor quais usuários precisam de licenças profissionais e quais podem utilizar licenças limitadas, o que evita a compra excessiva e permite uma melhor alocação dos recursos.

Benefícios de Adquirir Licenças Gradualmente

1. Evitar a Compra de Licenças em Excesso

Ao adquirir licenças de forma gradual, você evita a compra de mais licenças do que realmente precisa. No início do projeto, ainda não é possível identificar com precisão a quantidade exata de licenças necessárias para cada tipo de usuário. A avaliação das necessidades pode ser melhor definida conforme o projeto avança e as funcionalidades do sistema são mapeadas.

2. Identificação Mais Precisa das Necessidades dos Usuários

Durante o processo de implementação e o desenvolvimento do blueprint do sistema, a consultoria trabalhará com você para entender quais funcionários realmente precisam de licenças profissionais e quais podem operar com licenças limitadas. Isso possibilita uma distribuição mais precisa das licenças, ajustando o sistema conforme as exigências de cada departamento e função.

3. Economia nos Custos de Implementação

Comprar todas as licenças logo no início pode ser financeiramente desnecessário, pois, durante a fase de configuração e desenvolvimento, a consultoria não precisa de todas as licenças para configurar o sistema. A maioria das licenças só será necessária na fase de preparação para o Go-live, quando os usuários começarem a utilizar o sistema em ambiente de produção. Segurar a compra de licenças até o momento certo pode resultar em uma economia significativa.

4. Garantia de Preço Fixo Durante o Contrato de Licenciamento

Se você optar pelo modelo de licenciamento SaaS (Software as a Service) diretamente com a SAP, os contratos geralmente têm uma duração de 24 ou 36 meses, com os preços das licenças fixos durante o período do contrato. Isso significa que você pode adquirir licenças adicionais conforme necessário, sem se preocupar com aumentos de preço durante a vigência do contrato. Essa flexibilidade garante que o investimento seja feito de forma segura e escalável.

Como Adquirir Licenças do SAP Business One de Forma Estratégica

Para evitar surpresas e otimizar seu investimento, siga estas recomendações ao adquirir licenças do SAP Business One:

1. Comece com um número limitado de licenças: Adquira 1 ou 2 licenças profissionais e 1 ou 2 licenças limitadas no início do projeto. Isso será suficiente para a consultoria realizar a configuração inicial do sistema e permitir que alguns usuários participem dos testes.
2. Avalie continuamente as necessidades durante o projeto: Conforme o projeto avança, a equipe responsável deve revisar as necessidades de cada usuário e ajustar o plano de licenciamento conforme necessário.
3. Segure o ímpeto de comprar todas as licenças de uma vez: Muitas vezes, vendedores e até mesmo a SAP podem pressionar pela compra imediata de todas as licenças. No entanto, adotar uma abordagem gradual permitirá que você faça escolhas mais informadas e economize no longo prazo.
4. Dê preferência ao licenciamento direto com a SAP: Evite licenças de Operação e Manutenção (O&M) de revendedores que não fornecem clareza sobre o contrato. Ao optar por licenças diretamente com a SAP, você garante um suporte mais abrangente e a possibilidade de trocar de revendedor, caso seja necessário.

Conclusão

A aquisição de licenças do SAP Business One deve ser uma decisão estratégica, e adotar uma abordagem gradual pode proporcionar benefícios financeiros e operacionais significativos. Ao evitar a compra excessiva de licenças e ajustar as necessidades de cada usuário ao longo do projeto, você garante um uso mais eficiente do sistema e reduz custos.

Se você está considerando implementar o SAP Business One e deseja um planejamento personalizado para sua empresa, entre em contato comigo. Estou à disposição para ajudá-lo a encontrar a melhor solução e garantir que a implementação seja um sucesso.