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Como realizar o controle orçamentário no SAP Business One?
Como vocês sabem, o controle orçamentário fornece a base para um entendimento claro das diretrizes administrativas. Pensando nessa necessidade, o SAP Business One foi criado com recursos de finanças e contabilidade que permitem que as empresas administrem melhor as suas despesas.
Assim, torna-se mais fácil visualizar as principais prioridades de negócios. Além disso, a ferramenta permite que os problemas de fluxo de caixa sejam minimizados. Isso acontece porque é possível fazer análise de relatórios para estimar os ganhos futuros com base nos dados do passado.
Para que vocês visualizem os benefícios dessa solução, decidimos fazer um post explicativo e com exemplos práticos. Quer saber mais? Então veja como funciona o controle orçamentário no SAP Business One agora mesmo!
Por que a automatização do controle orçamentário é importante?
Ao aplicar inovação tecnológica ao controle orçamentário, a empresa obtém mais rapidez em todos os processos que envolvem o planejamento financeiro e sua real aplicação prática. Nesse sentido, torna-se possível monitorar as movimentações de entradas e saídas de dinheiro em tempo real.
Desse modo, em poucos cliques, os gestores comparam gastos e ganhos do dia a dia com aquilo que foi estabelecido em seus orçamentos. Ou seja, trata-se de um passo fundamental para a competitividade e para a estruturação do plano estratégico de negócios.
Quais são os tipos de orçamento que devem ser gerenciados?
Para ficar mais completo e organizado, o controle orçamentário deve ser rotulado em subcategorias. Assim, é possível ampliar o domínio sobre os números e fatos, uma vez que haverá um organograma dos tipos de operações financeiras que requerem a supervisão dos líderes. Veja a seguir as principais classes de orçamento para monitorar:
- orçamento matriarcal: nesse modelo, dividem-se os orçamentos em metas e investimentos específicos;
- orçamento base zero: considera somente os propósitos futuros, ignorando informações do passado;
- orçamento de base histórica: organiza os eventos pretéritos e, com base no comportamento anterior, criam-se estimativas para os próximos períodos;
- orçamento colaborativo: inclui todos os tipos de orçamento para obter uma visão global;
- orçamento revisado: recebe atualizações constantes, conforme os projetos e tarefas evoluem ou encontram dificuldades.
Como montar o controle orçamentário no SAP Business One?
Com o SAP Business One, a empresa consegue avanços incríveis no controle orçamentário. Isso engloba contabilidade em tempo real, gestão de custos, otimização de processos, registros fiscais e muitas outras funcionalidades.
Mas como montar um bom controle orçamentário com esse sistema? Veja algumas dicas que serão bastante úteis nessa missão.
Estipule um teto de gastos por setor
Nesse programa, o gestor pode definir um limite no valor de gastos em certo departamento. Com esse filtro, todas as operações que superarem essa quantia ficam paralisadas automaticamente. Ou seja, com esse recurso, há uma importante prevenção ao desequilíbrio financeiro.
Informatize a gestão contábil e fiscal
Sabemos que as obrigações contábeis e fiscais são burocráticas e complicadas. Diante disso, o SAP Business One ajuda muito o controle financeiro, praticamente digitalizando as ações desses setores.
Como consequência, a companhia aumenta a eficiência da apuração dos impostos, bem como garante a melhora da qualidade dos balanços e das demonstrações de resultados.
Melhore a administração dos custos
Com essa ferramenta, o usuário consegue acoplar aplicações e extensões para um monitoramento mais minucioso das despesas e custos. Dessa forma, é possível fazer o sistema levantar todas as contas a pagar, como as dívidas em aberto com fornecedores ou a folha de pagamento dos funcionários, por exemplo.
Use ferramentas do SAP B1 para mensurar a rentabilidade
Com o controle orçamentário rodando de modo informatizado no SAP Business One, a companhia pode emitir relatórios sobre a lucratividade de projetos, de clientes e de produtos.
Assim, com apenas algumas tecladas, é possível saber a margem de lucro e o custo envolvido em cada uma das vendas por diferentes intervalos.
Quais as vantagens dessa ferramenta para o controle orçamentário?
São muitas as vantagens de usar o SAP Business One. Afinal, ele permite instituir um controle orçamentário de ponta, com mais segurança, eficiência e transparência. Quer conhecer mais benefícios? Então confira a seguir algumas das vantagens dessa solução!
Visão abrangente das entradas e saídas
As movimentações do fluxo de caixa ficam gravadas no sistema e se articulam com outros departamentos. Assim, quando ocorre uma venda, o programa já inclui o respectivo valor nas estimativas de lucro.
Na outra ponta, assim que a empresa pagar por determinado lote de insumos, imediatamente essa despesa é incorporada à ferramenta. Por esse motivo, toda a visão financeira fica mais abrangente, nítida e atualizada.
Balanços e cálculos automáticos
O SAP Business One faz a administração instantânea de todas as etapas do negócio. Desse modo, não é preciso esperar o fechamento de balanços contábeis e econômicos para analisar a performance.
Afinal de contas, o programa calcula os impostos e soma as operações — inclusive em moedas estrangeiras —, além de capturar e guardar os dados de todos os lançamentos diários.
Relatórios com informações estratégicas
Com esse sistema, o usuário elabora relatórios em poucos segundos, inclusive com a possibilidade de personalizar esses documentos. Assim, todos esses arquivos passam a servir como fonte de informação para criar planos de vendas mais promissores e prestação de contas mais transparente.
Conciliação bancária
A conciliação bancária bem-feita é um passo importante no controle orçamentário. Nesse sentido, o sistema integra a emissão de boletos e a conciliação de extratos com os softwares das instituições financeiras. Portanto, com essa solução de TI, a empresa faz uma conciliação de contas ágil, robusta e sem falhas.
Gestão fiscal
Os usuários do SAP Business geram e enviam suas obrigações do SPED Fiscal sem sair da ferramenta. Isso porque o próprio SAP B1 calcula os impostos, sem precisar abrir arquivos em outras plataformas.
Quais são as consequências de operar com controle orçamentário manual?
Erros na apuração dos tributos, gargalos na hora de fechar balanços e demonstrações, departamentos desarticulados. Esses são alguns dos problemas provocados pelo controle orçamentário manual.
Nesse quadro, qualquer gestor se sente menos confiante ao ter que tomar decisões cruciais para o andamento das atividades. Afinal de contas, escolhas feitas com base em dados distorcidos estão fadadas a fracassar, a menos que a organização conte com a sorte.
Quais são os principais cuidados na implementação do SAP Business One?
Uma das grandes vantagens do SAP é que ele oferece escalabilidade. Ou seja, a empresa que o adquire pode expandir sem se preocupar com a estrutura tecnológica.
Porém, para que o programa realmente seja utilizado em seu máximo potencial, é preciso cuidar muito bem da implementação. Essa cautela durante a transição vai otimizar o uso do ERP. Mas que cuidados o gestor deve ter nesse processo? Veja algumas dicas logo a seguir:
Mapeie o negócio de ponta a ponta
Faça um levantamento detalhado da real situação da empresa na atualidade. Essa pesquisa contribui para o entendimento de quais recursos do software serão necessários.
Por exemplo: uma loja online pode precisar de um controle de estoque robusto para não atrasar suas encomendas.
Liste seus propósitos
Ao lado da empresa fornecedora da tecnologia, a contratante do sistema deve desenhar um plano de metas claro e conciso sobre o que esperar do programa. Nele, estabeleça prazos, tarefas, responsáveis e determine quais as metodologias e ações práticas serão efetuadas para alcançar esses intuitos.
Treine e estimule o time
Mais uma providência fundamental antes de implementar o SAP Business na sua empresa é engajar os futuros usuários do sistema no processo de mudança. Afinal, a equipe interna terá de atuar lado a lado com os especialistas externos da fornecedora de tecnologia. Essa sintonia vai ajudar a evitar problemas e a maximizar os resultados do investimento.
Conte com o apoio de empresas especializadas nessa tecnologia
Para colocar todo seu controle orçamentário funcionando a pleno vapor no SAP Business, prefira fornecedoras experientes nesse tipo de operação. Aliás, além de vivência em implementação, a parceira de TI deve contar com know how para estruturar projetos que amparem as operações por anos.
Portanto, o SAP Business One traz inúmeras respostas para seus processos de controle orçamentário. Ou seja, usando o SAP Business One, você consegue avaliar facilmente as informações financeiras reais do seu negócio.
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