Como Organizar o Pagamento e Prestação de Contas dos Gastos de Cartão de Crédito da Empresa utilizando SAP Business One

Gerenciar os gastos de cartão de crédito de uma empresa pode ser uma tarefa desafiadora, mas com processos bem definidos, é possível garantir uma gestão financeira eficiente e precisa. Por isso criei este guia prático para organizar o pagamento e a prestação de contas dos gastos de cartão de crédito utilizando o sistema SAP Business One.

Entrada de Notas Fiscais (NF) no SAP Business One

1.Cadastro da Nota Fiscal:

• Entre com a nota referente ao gasto efetuado no cartão de crédito no SAP Business One.

• Para verificar o campo “Cartão de Crédito Pgto”, vá em “Visão” e selecione “Campos definidos pelo usuário”.

2.Preenchimento dos Campos:

• No SAP Business One, clique em “Meio de Pagamento” e preencha os campos:
  • Nome do Cartão: Escolher o nome do cartão.
  • Conta do Razão: Clicar na lupa.
  • Valor Vencido: Digitar o valor do pagamento.
  • Número de Pagamentos: Definir o número de parcelas.
  • Primeiro Pagamento: Automático ao inserir valor e parcela.
  • Primeiro Pagamento: Data de Vencimento da Fatura
  • Número do Comprovante: Opcional.

• Adicionar a Nota:
  • Por fim, após o preenchimento acima, adicione a nota no SAP Business One.

Configuração Inicial no SAP Business One

Ao abrir o addon no SAP Business One, é necessária uma configuração inicial para vincular cada cartão à operadora de cartão.

1.Aba “Contas por Cartão”:

• Realizar a configuração sempre que houver um novo cartão e/ou operadora.
• Vincular o número final do cartão cadastrado no campo “Cartão de Crédito Pgto” à conta contábil da operadora, inserindo os 4 últimos números do cartão e a descrição.

2.Aba “Parâmetros Pgto”:

• Essa configuração deve ser feita a cada inclusão de fatura para que reflita as configurações corretas para a emissão da nota de entrada referente a cada fatura

• Conforme configurado acima definir:
  • Os itens genéricos (PN Cartão ,Itens: Cartão, Juros, Multa, Tarifa e IOF);
  • O campo da Conta Contábil (Conta do razão que será preenchida nas linhas da Nota de Entrada para contabilização);
  • Forma de Pagamento : É a forma de pagamento que será utilizada para a Nota de Entrada;
  • Sequência NF – Sequenciamento de nota a ser utilizada da Nota fiscal de Entrada;
  • Cód.imposto – Código de Imposto a ser utilizada da Nota fiscal de Entrada
  • Conta contábil Pgto – .Conta de contrapartida a ser utilizada na tela de CONTAS A PAGAR referente a processo de baixa do pagamento dessa nota fiscal.

⚠️Sempre que uma configuração for feita é necessário clicar em “Gravar” antes de sair da aba para que o addon registre a nova configuração;

Processo de Pagamento no SAP Business One

1.Definir Período da Fatura:

• Definir o período da fatura (lançamentos) e o cartão (Conta Contábil) referente ao pagamento dessa fatura e clicar em “Buscar”:

• Os lançamentos para o período e conta selecionada serão exibidos na grid.

2.Verificação e Seleção:

• Caso haja necessidade de ver por cartão, selecionar o Cartão e clicar em “Buscar” novamente para trazer os lançamentos somente do cartão desejado;
• Ao selecionar cada linha na coluna “Check” o campo “Valor para Pagamento” fará o cálculo da soma do valor dessas linhas automaticamente, assim como o campo “Valor Total” fará a soma do Valor para Pagamento e os encargos adicionais:

3.Gerar Pagamento:

• Por fim, clique em “Gerar Pagamento”. A nota fiscal e as contas a pagar serão geradas.
• Para verificar, acesse as respectivas telas no SAP Business One, selecione o último documento incluído e siga o processo padrão para executar o pagamento.

 Conclusão

A implementação de um sistema estruturado para a gestão dos pagamentos e prestação de contas dos gastos com cartão de crédito da empresa, resulta em inúmeros benefícios. Ela melhora a precisão e a transparência dos registros financeiros, reduz o risco de erros e fraudes, e facilita o cumprimento das obrigações fiscais e contábeis.

Além disso, ao automatizar e padronizar esses processos, a empresa pode economizar tempo e recursos valiosos, permitindo que a equipe financeira se concentre em tarefas estratégicas de maior valor agregado. A adoção dessas práticas reforça a solidez financeira da empresa e proporciona uma base sólida para o crescimento sustentável.

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