Como Escolher o Melhor Sistema ERP para Sua Empresa

A escolha do sistema ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) ideal é um passo crucial para qualquer empresa que busca eficiência e integração dos processos. No vídeo “Como Escolher o Melhor Sistema ERP para sua Empresa”, Marcos Leite, do canal “Inovação ERP em Foco”, explora as etapas fundamentais para tomar essa decisão com segurança, apresentando uma metodologia prática para facilitar o processo, utilizando uma planilha de avaliação de ERP.

Introdução à Importância da Escolha do ERP

A implementação de um ERP é um investimento estratégico para empresas de todos os portes. No entanto, dada a diversidade de soluções disponíveis, selecionar a ferramenta mais adequada pode ser desafiador. A escolha errada pode resultar em desperdício de recursos e dificuldades operacionais, enquanto a decisão acertada pode otimizar processos, reduzir custos e melhorar a gestão empresarial.

Para ajudar nesse processo, Marcos Leite desenvolveu uma planilha gratuita, disponível para download, que organiza os critérios e requisitos essenciais na avaliação de um ERP. Essa ferramenta guia o usuário em cada etapa, desde o levantamento de necessidades até a comparação de fornecedores, tornando o processo mais transparente e seguro.

Download da Planilha para Avaliação do melhor ERP para sua empresa

Como Utilizar a Planilha para Escolher o ERP

A planilha de avaliação de ERP é projetada para ajudar empresas a identificar suas necessidades e comparar as soluções de forma estruturada. Ela é dividida em várias seções que cobrem desde o levantamento de requisitos até a análise de aspectos técnicos e comerciais.

1. Levantamento de Requisitos

A primeira etapa é documentar os requisitos específicos que a empresa espera do ERP. Para isso, Marcos Leite sugere:

• Entrevistar os usuários-chave de cada departamento, como finanças, vendas, logística e operações. Isso ajuda a identificar os recursos essenciais que o sistema precisa oferecer para apoiar os processos diários.
• Classificar as funcionalidades em três categorias: necessárias, desejáveis e irrelevantes. Funcionalidades necessárias são aquelas que são críticas para a operação do negócio, enquanto as desejáveis agregam valor, mas não são imprescindíveis.

Essa abordagem garante que a empresa se concentre em funcionalidades que realmente fazem diferença, evitando gastar em recursos que não terão um impacto direto nos resultados.

2. Avaliação de Fornecedores

Após o levantamento de requisitos, o próximo passo é avaliar se os diferentes fornecedores de ERP podem atender às necessidades identificadas. A planilha permite classificar cada requisito como:

• Atendido plenamente: o fornecedor oferece a funcionalidade conforme especificado.
• Atendido parcialmente: a funcionalidade está disponível, mas pode exigir algum ajuste ou personalização.
• Necessidade de desenvolvimento: o fornecedor precisará desenvolver uma solução específica.
• Não atendido: a funcionalidade não é oferecida pelo sistema.

Essa classificação facilita a comparação entre fornecedores, ajudando a identificar qual solução é mais adequada para as necessidades específicas da empresa.

3. Critérios Técnicos e Comerciais

Além de avaliar as funcionalidades, é importante considerar critérios técnicos e comerciais na escolha do ERP. A planilha de Marcos Leite sugere a avaliação de aspectos como:

• Hospedagem em nuvem: verificar se o sistema pode ser acessado via cloud computing, o que pode trazer vantagens em termos de flexibilidade e redução de custos de infraestrutura.
• Disponibilidade do sistema (SLA): avaliar o Acordo de Nível de Serviço (SLA) oferecido pelo fornecedor para garantir que o sistema estará sempre disponível e operacional.
• Suporte técnico: considerar se o suporte é oferecido 24/7 e como são tratadas emergências fora do horário comercial.
• Acessibilidade ao banco de dados: é importante que a empresa tenha controle e acesso completo aos seus dados, especialmente em caso de rescisão de contrato.

Além disso, os custos de assinatura, implementação e manutenção devem ser documentados de forma detalhada, garantindo uma visão clara do investimento necessário para cada fornecedor.

Benefícios de Documentar o Processo de Escolha

Registrar os critérios e as funcionalidades que foram discutidos e aprovados durante o processo de seleção traz diversas vantagens:

• Maior transparência: tanto para a empresa quanto para o fornecedor de ERP, evitando surpresas e disputas sobre o que foi acordado.
• Segurança jurídica: ao incluir os requisitos no contrato, é possível ter um respaldo para exigir que o fornecedor cumpra o que foi prometido.
• Facilita a implementação: uma documentação clara e detalhada sobre os requisitos ajuda a guiar o projeto de implementação, garantindo que ele esteja alinhado com as necessidades reais da empresa.

Dicas para Escolher o Melhor Fornecedor

1. Verifique o suporte e SLA: Avalie se o suporte é oferecido em tempo integral e se o fornecedor possui políticas claras para lidar com emergências.
2. Rescisão de contrato e acesso aos dados: Entenda como o acesso ao banco de dados será gerenciado em caso de término do contrato e se o fornecedor garante a entrega dos dados em um formato compatível.
3. Custo e escopo da implementação: Certifique-se de que a proposta comercial inclua um escopo detalhado e específico para a sua empresa, considerando as necessidades e os requisitos levantados.
4. Feedback de clientes atuais: Procure opiniões de outras empresas que utilizam o sistema para entender o nível de satisfação com a solução oferecida e o suporte recebido.

Conclusão

Escolher o sistema ERP certo é um passo essencial para o sucesso de qualquer empresa. Seguir uma metodologia estruturada e bem documentada pode garantir uma decisão mais segura e alinhada com as necessidades do negócio. O uso da planilha de avaliação de ERP, apresentada por Marcos Leite, oferece um caminho prático e organizado para comparar diferentes soluções e tomar a melhor decisão possível.

Para obter mais detalhes e assistir ao passo a passo, assista ao vídeo completo e baixe a planilha gratuita disponível no blog de Marcos Leite. Essa abordagem não só facilita a escolha, mas também garante que a implementação do ERP seja um sucesso. Agende uma reuni”ao

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