Seu cadastro está preparado para a Reforma Tributária? O que revisar no ERP

Q

uando se fala em Reforma Tributária, é comum que a primeira preocupação das empresas esteja nos novos tributos, nas alíquotas e nos cálculos que precisarão ser realizados pelo sistema.

Mas eu começaria por outro ponto: os dados que alimentam o ERP.

Afinal, antes de calcular um imposto, o sistema precisa entender o que está sendo vendido, quem está comprando, qual é a natureza da operação e quais regras tributárias devem ser aplicadas.

Se essas informações estiverem incompletas, desatualizadas ou classificadas de maneira inconsistente, a parametrização fiscal pode se tornar muito mais complexa.

Na prática, a qualidade do cadastro é uma das bases para a preparação do ERP para a Reforma Tributária.

Por isso, preparei um checklist com os principais pontos que eu revisaria para identificar riscos, organizar informações e preparar os processos da empresa para as mudanças.

A preparação começa antes do cálculo do imposto

A Reforma Tributária do Consumo introduz mudanças importantes na tributação de bens e serviços, incluindo o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços).

Essas mudanças exigem atenção à legislação, aos documentos fiscais, às regras de cálculo e à forma como os sistemas empresariais tratam as operações.

Mas existe uma etapa anterior a tudo isso: garantir que o ERP tenha informações suficientes e confiáveis para identificar cada operação corretamente.

Pense em uma venda realizada pela empresa.

Para tratar essa operação, o sistema precisa considerar informações do produto ou serviço, do cliente, da origem e do destino, da natureza da operação e do enquadramento tributário aplicável.

Esses dados precisam estar organizados e relacionados às regras fiscais correspondentes.

Não existe parametrização fiscal capaz de compensar indefinidamente um cadastro mal estruturado.

É por isso que eu começaria a preparação revisando os dados mestres da empresa.

1. Cadastro de produtos e serviços: o primeiro pente-fino

O cadastro de itens costuma ser um dos primeiros pontos que eu revisaria.

Com o crescimento da operação, é comum encontrar produtos duplicados, descrições diferentes para itens semelhantes, unidades de medida inconsistentes e classificações que não foram revisadas há muito tempo.

Essas situações podem dificultar tanto a gestão operacional quanto a aplicação correta das regras fiscais.

Minha recomendação é verificar, pelo menos, os seguintes pontos:

Código do item

Cada produto deve ter uma identificação padronizada, evitando duplicidades e critérios diferentes entre departamentos.

Descrição do produto ou serviço

Estabeleça um padrão para nomes, modelos, medidas, embalagens e demais características relevantes. Uma descrição consistente facilita a identificação e a análise dos itens.

Grupo e subgrupo

Organize os itens em categorias que façam sentido para a operação. Uma boa estrutura facilita consultas, análises e aplicação de regras conforme as características dos produtos.

Unidade de medida

Verifique se as unidades utilizadas nas compras, no estoque e nas vendas estão corretamente relacionadas. Divergências podem comprometer controles e movimentações.

NCM

Revise a Nomenclatura Comum do Mercosul utilizada para classificar mercadorias. A classificação deve corresponder ao produto e ser validada por profissionais responsáveis pela área fiscal.

NBS, quando aplicável

Nas operações envolvendo serviços, avalie a necessidade de classificação conforme a Nomenclatura Brasileira de Serviços e as regras aplicáveis à operação.

Origem e demais classificações fiscais

Confira os campos fiscais exigidos para cada tipo de item e operação, considerando a legislação e os requisitos do sistema utilizado.

Não basta preencher esses campos uma única vez.

É necessário definir quem pode criar ou alterar um cadastro, quem valida as informações e como as atualizações serão incorporadas ao ERP.

2. Clientes e fornecedores também precisam estar atualizados

Outro ponto importante é revisar os cadastros de clientes e fornecedores.

Informações incompletas ou desatualizadas podem dificultar a identificação das características da operação e comprometer etapas do faturamento, do recebimento e da escrituração fiscal.

Eu verificaria:

• CNPJ ou CPF, conforme aplicável;
• Razão social e identificação cadastral;
• Inscrição Estadual, quando aplicável;
• Indicadores de contribuinte e demais informações fiscais pertinentes;
• Endereço completo, incluindo município, UF e CEP;
• País, especialmente nas operações internacionais;
• Informações da SUFRAMA, quando aplicáveis;
• Enquadramentos e demais dados fiscais necessários.

Também procuraria reduzir a digitação manual sempre que houver recursos confiáveis para consulta e integração com fontes oficiais.

A automação pode ajudar a capturar e atualizar informações, diminuir retrabalhos e reduzir inconsistências.

Mas existe uma diferença importante: capturar dados automaticamente não significa governá-los automaticamente.

A empresa ainda precisa definir padrões, responsabilidades, regras de validação e procedimentos para tratar divergências.

3. O que revisar nos cadastros para a Reforma Tributária

Além das informações tradicionais, a preparação para a Reforma Tributária exige atenção aos campos e às regras relacionados ao IBS e à CBS.

A estrutura necessária depende do tipo de operação, da legislação aplicável e das especificações técnicas dos documentos fiscais.

Entre os pontos que eu verificaria estão:

CST do IBS e da CBS

O Código de Situação Tributária identifica a situação tributária aplicável conforme as regras e os códigos previstos para esses tributos.

cClassTrib

O Código de Classificação Tributária complementa o enquadramento da operação, indicando a classificação correspondente na estrutura técnica do IBS e da CBS.

cCredPres, quando aplicável

O código relacionado ao crédito presumido deve ser considerado nas situações em que esse tratamento estiver previsto e for pertinente à operação.

Reduções de alíquota

Verifique se existem hipóteses de redução aplicáveis e se as regras correspondentes estão contempladas na parametrização.

Diferimento

Avalie as operações em que o recolhimento pode ocorrer em momento posterior, conforme as condições previstas na legislação.

Tributação monofásica

Confira se a empresa realiza operações sujeitas a esse tratamento e se os sistemas estão preparados para aplicar as regras correspondentes.

Créditos e regimes específicos

Verifique os tratamentos relacionados à apropriação, à transferência e às demais regras de crédito, além dos regimes diferenciados ou específicos que possam afetar as operações da empresa.

Esses campos não devem ser preenchidos com base em suposições ou simplesmente replicados de outro produto ou operação.

A classificação precisa ser validada considerando a legislação vigente, as características da operação e a documentação técnica aplicável.

As tabelas e os leiautes oficiais podem receber atualizações. Por isso, é importante acompanhar as publicações dos órgãos responsáveis e confirmar se o ERP está utilizando versões compatíveis com os requisitos vigentes.

4. NCM, CST e cClassTrib não são a mesma coisa

Esse é um ponto que merece atenção especial porque os códigos têm finalidades diferentes.

Embora estejam relacionados ao tratamento fiscal, eles não são intercambiáveis.

NCM

Classifica mercadorias conforme a nomenclatura utilizada para esse fim.

CST do IBS e da CBS

Identifica a situação tributária aplicável aos novos tributos, de acordo com a tabela e as regras vigentes.

cClassTrib

Detalha a classificação tributária da operação dentro da estrutura estabelecida para o IBS e a CBS.

cCredPres

Identifica a classificação relacionada ao crédito presumido, quando aplicável.

Na prática, acertar o NCM não significa que todas as informações necessárias para determinar o tratamento tributário da operação estejam corretas.

O cadastro do produto é uma parte do processo. A determinação tributária também depende de outros dados, das características da operação e das regras legais aplicáveis.

A empresa precisa garantir que cada informação cumpra sua função e esteja corretamente relacionada às demais.

5. O cadastro precisa se transformar em regra dentro do ERP

Depois de revisar os dados, o próximo passo é avaliar como eles são utilizados pelo sistema.

Eu não gostaria que o faturista precisasse depender exclusivamente da memória ou de orientações informais para identificar qual tratamento tributário aplicar em cada operação.

O objetivo deve ser estruturar regras que considerem as informações relevantes e orientem o processo de acordo com a legislação.

Imagine esta combinação:

ITEM

NCM, grupo, características e classificações fiscais pertinentes.

CLIENTE

Identificação, perfil fiscal e localização.

OPERAÇÃO

Venda, devolução, transferência, bonificação ou outra natureza de operação.

DESTINO E CONDIÇÕES

Informações necessárias para determinar o tratamento aplicável.

A partir da combinação desses elementos, o ERP pode aplicar as regras tributárias configuradas, conforme os requisitos legais e técnicos.

Isso pode envolver CST do IBS e da CBS, cClassTrib, alíquotas, reduções e outros tratamentos pertinentes.

É importante, porém, não confundir automação com decisão fiscal autônoma. As regras precisam ser corretamente definidas, validadas e mantidas por profissionais responsáveis.

Quanto mais o processo depender de decisões improvisadas pelo usuário, maior será a necessidade de controles e validações adicionais.

A tecnologia deve ajudar a aplicar regras consistentes, não substituir a análise fiscal necessária para estabelecê-las.

6. Quem é responsável pela qualidade dos dados?

Existe uma parte da preparação que muitas empresas deixam em segundo plano: a governança dos cadastros.

Não adianta revisar milhares de registros hoje se, daqui a alguns meses, as mesmas inconsistências voltarem a aparecer.

Por isso, eu definiria claramente as responsabilidades relacionadas à criação, à aprovação e à manutenção dos dados.

Algumas perguntas que considero fundamentais:

• Quem pode criar um novo produto ou serviço?
• Quem aprova a classificação fiscal?
• Quem pode alterar o NCM?
• Quem valida o CST e o cClassTrib?
• Quem cadastra e atualiza clientes e fornecedores?
• Existem campos obrigatórios para cada tipo de cadastro?
• O sistema impede ou sinaliza cadastros incompletos?
• O ERP registra quem alterou informações críticas?
• Existe uma rotina de revisão dos dados?
• Quem acompanha as atualizações das tabelas fiscais e dos requisitos técnicos?

Essas definições ajudam a evitar que cada departamento adote um padrão próprio.

Também permitem estabelecer trilhas de aprovação, controles de acesso e procedimentos de revisão para informações que podem impactar o faturamento e a conformidade fiscal.

Governança de dados mestres não é apenas uma preocupação da TI ou do Fiscal. É uma responsabilidade compartilhada, com papéis e critérios bem definidos.

7. Como está a preparação para 2026?

2026 é o ano inicial de teste do IBS e da CBS, com alíquotas de referência de 0,1% para o IBS e 0,9% para a CBS, observadas as condições e regras previstas na legislação.

A Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS vêm publicando orientações, atos e cronogramas relacionados à implementação da Reforma Tributária e aos documentos fiscais eletrônicos.

Em 2026, também foram divulgadas flexibilizações nas regras de validação para evitar a rejeição de documentos fiscais pela ausência de determinadas informações relativas ao IBS e à CBS. Essas medidas devem ser interpretadas de acordo com os atos e as orientações vigentes, e não como uma dispensa geral de preparação. <Cite refs={[“turn543405search5″,”turn543405search7″,”turn543405search0”]}/>

Na minha visão, esse período deve ser utilizado para testar os cadastros, revisar as parametrizações e avaliar se os processos estão preparados para lidar com as mudanças.

Isso significa envolver as áreas fiscal, financeira, comercial, TI e faturamento, além dos responsáveis pelo ERP e pela sua atualização.

O trabalho não se resume a instalar uma nova versão do sistema.

É necessário verificar se as informações estão corretas, se as regras foram validadas e se as operações reais estão sendo tratadas conforme o esperado.

Flexibilização de validações não elimina a importância de preparar o cadastro e testar o processo.

8. Um teste prático para identificar riscos no seu ERP

Uma forma simples de começar essa revisão é selecionar uma amostra de operações reais da empresa.

Eu escolheria dez produtos, cinco clientes e cinco operações diferentes, ajustando a amostra à realidade e à complexidade do negócio.

Para cada cenário, tentaria responder:

1. O item está corretamente classificado?
2. O cadastro do cliente está atualizado?
3. A natureza da operação foi identificada corretamente?
4. O tratamento tributário aplicável foi validado?
5. O CST do IBS e da CBS está definido quando necessário?
6. O cClassTrib está adequado à operação?
7. Existem reduções, diferimentos ou tratamentos específicos a considerar?
8. O ERP aplica a regra configurada corretamente?
9. Quem validou a parametrização?
10. Existe um registro que permita rastrear as alterações e as decisões tomadas?

Depois, analisaria como essas respostas foram obtidas.

Se as informações estiverem distribuídas entre o ERP, planilhas, consultas externas, orientações informais e o conhecimento de pessoas específicas, existe uma oportunidade de melhorar a organização do processo.

Isso não significa, por si só, que a empresa esteja em desconformidade fiscal. Significa que vale investigar a consistência dos dados, a rastreabilidade das decisões e a dependência de atividades manuais.

O teste também pode revelar cadastros duplicados, campos sem padrão, regras não documentadas e responsabilidades pouco claras.

O objetivo é identificar os pontos que precisam ser corrigidos antes que se tornem obstáculos para a operação.

9. O que fazer depois de identificar os problemas?

Encontrar inconsistências é apenas o primeiro passo. O próximo é organizar as correções por prioridade.

Eu começaria pelos dados e processos com maior impacto no faturamento, na emissão de documentos fiscais e no tratamento tributário das operações.

Depois, estruturaria um plano de ação com quatro frentes:

1. Corrigir os dados

Eliminar duplicidades, padronizar descrições, revisar classificações e completar informações necessárias.

2. Validar as regras fiscais

Trabalhar com os responsáveis fiscais para confirmar os tratamentos aplicáveis e documentar as decisões de parametrização.

3. Ajustar e testar o ERP

Verificar a versão do sistema, as configurações disponíveis, as integrações e os requisitos técnicos necessários. Executar testes com operações representativas antes de aplicar mudanças em produção.

4. Estabelecer governança contínua

Definir responsáveis, aprovações, controles de alteração e uma rotina para acompanhar atualizações legais e técnicas.

Essa sequência ajuda a evitar que a preparação se transforme em uma série de correções isoladas, sem uma visão clara do processo como um todo.

A responsabilidade pela interpretação da legislação e pela validação do tratamento tributário deve permanecer com os profissionais competentes. O ERP deve refletir essas definições de forma consistente.

A Reforma Tributária começa na qualidade dos dados

A preparação para a Reforma Tributária não deve ser tratada apenas como um projeto de atualização fiscal ou tecnológica.

Ela exige uma análise dos dados que sustentam as operações, das regras que orientam o ERP e dos processos que garantem a consistência das informações.

Quando os cadastros estão organizados, as responsabilidades são claras e as parametrizações são devidamente validadas, a empresa cria condições melhores para testar seus sistemas, acompanhar as mudanças e reduzir riscos operacionais.

Por outro lado, quando essas informações dependem de controles paralelos e decisões informais, a preparação tende a exigir mais esforço e retrabalho.

A Reforma Tributária não começa no cálculo do imposto. Começa na qualidade dos dados que permitem ao ERP entender a operação.

Sua empresa já avaliou a maturidade dos seus processos?

Antes de pensar apenas nas mudanças que precisam ser feitas no sistema, vale compreender como estão os processos, os controles e a integração das informações da empresa.

Uma avaliação estruturada pode ajudar a identificar gargalos, oportunidades de melhoria e pontos que merecem atenção na preparação para novos desafios de gestão.

Por isso, convido você a conhecer o Diagnóstico Empresarial gratuito, uma ferramenta para avaliar a maturidade dos processos da sua empresa e identificar oportunidades de evolução.

Acesse: https://app.marcosleite.tech/lp/diagnostico

E, se este checklist foi útil, compartilhe com quem cuida do ERP, do Fiscal, da TI e do Faturamento na sua empresa.

Quanto mais integradas estiverem essas áreas, mais estruturada tende a ser a preparação para as mudanças.

REFERÊNCIAS

• Receita Federal: Entenda a Reforma Tributária do Consumo
• Receita Federal: Orientações da Reforma Tributária do Consumo e cronograma de documentos fiscais
• Ministério da Fazenda: Flexibilização das validações dos documentos fiscais
• Receita Federal: Legislação da Reforma Tributária do Consumo

Leia também

SAP Business Data Cloud: como extrair valor real dos dados do SAP Business One

Por que a Falta de Integração entre Sistemas está Atrasando seu Crescimento Empresarial

Por que tantos projetos de ERP não dão certo?