Maximize a Eficiência no SAP Business One: Administração de Alertas e Modelos de Autorização
Introdução
Bom dia a todos! Para quem já participou de edições anteriores, dispensamos as apresentações. Mas, para os novos participantes, sou Fábio Feltrin, trabalho na SPS RIO, focado na parte comercial, levantamento de projetos e demonstrações de SAP. Caso tenham dúvidas, fiquem à vontade para entrar em contato via e-mail.
Compartilhamento de Tela e Visão Geral
Vou compartilhar minha tela para começarmos a apresentação. Hoje, abordaremos duas funcionalidades subutilizadas no SAP Business One: Administração de Alertas e Modelos de Autorização. A ideia é mostrar um overview dessas funcionalidades, explicar como utilizá-las e dar ideias de melhorias para vocês implementarem em suas empresas.
Administração de Alertas no SAP Business One
Acessando a Administração de Alertas
Para acessar a administração de alertas, vá em Administração > Administração de Alertas. Para quem está começando, use a barra de pesquisa para encontrar o menu específico.
Função dos Alertas
Alertas são notificações geradas para os usuários com base em condições específicas. Inicialmente, ao acessar a administração de alertas, você verá a tela de status dos alertas cadastrados, podendo filtrar por ativos, inativos ou todos.
Alertas Nativos do SAP
Existem alertas nativos, como “Desvio do Orçamento” e “Desvio do Limite de Crédito”, que podem ser ativados ou configurados conforme a necessidade. Por exemplo, ao ativar o alerta de desvio do orçamento, você pode definir a prioridade e os usuários que serão notificados.
Criando Novos Alertas
Além dos nativos, é possível criar novos alertas baseados em consultas personalizadas. Vou mostrar um exemplo de alerta para pedidos de compra em atraso. Para criar, vá em Ações > Criar Alerta de Usuário, defina a prioridade e a consulta que será utilizada. A consulta deve estar previamente salva no SAP.
Modelos de Autorização no SAP Business One
Acessando os Modelos de Autorização
Para acessar os modelos de autorização, vá em Administração > Processos de Autorização > Modelos de Autorização.
Configuração dos Modelos
Nos modelos de autorização, você define quais documentos do SAP precisam de aprovação, quem lança esses documentos, quem autoriza e quais as regras para a aprovação. Por exemplo, um modelo de “Compras de Alto Valor” pode ser configurado para que compras acima de R$50.000,00 passem por aprovação.
Etapas de Autorização
Nas etapas, defina os aprovadores e o número necessário de autorizações e rejeições. Por exemplo, se uma etapa tiver três aprovadores, você pode definir que apenas um precisa aprovar ou rejeitar.
Condições para Aprovação
As condições para aprovação podem ser baseadas em valores ou consultas personalizadas. Se as condições padrão não atenderem suas necessidades, utilize consultas específicas para criar regras personalizadas.
Demonstração Prática
Exemplo de Alerta de Desvio do Orçamento
Vou demonstrar um alerta de desvio do orçamento. Ao fazer um lançamento que excede o orçamento, o sistema gera um alerta para o usuário responsável.
Exemplo de Pedido de Compra com Modelo de Autorização
Para um pedido de compra, ao exceder o valor estipulado no modelo de autorização, o sistema solicita aprovação antes de concluir o pedido.
Conclusão
Essas funcionalidades ajudam a prevenir problemas e manter os processos organizados e transparentes. Elas permitem que os usuários tenham mais controle e segurança em suas operações diárias no SAP Business One.
Agradeço a participação de todos e fico à disposição para dúvidas.
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